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Vonharv, un prestigioso complejo para reuniones sociales y corporativas en Argentina, experimentó un crecimiento exponencial que lo impulsó a repensar su operación. Con más de 4000 m² cubiertos para salones y una capacidad para 1000 personas, la empresa se dio cuenta de que su método de gestión manual, basado en planillas de Excel y comunicación informal, limitaba su eficiencia y la imagen frente a sus clientes.
Comenzamos gestionando nuestro salón con una planilla excel y mucha comunicación informal. Gracias a la calidad de nuestros servicios, experimentamos un crecimiento exponencial y nos dimos cuenta que necesitábamos incorporar tecnología, tanto para la gestión interna, pero especialmente para la imagen frente al cliente.
Antes de la transformación, Vonharv enfrentaba desafíos significativos que afectaban tanto su operación como la relación con sus clientes:
- Falta de centralización: La gestión de presupuestos, eventos y proveedores se realizaba de forma desarticulada a través de planillas, correos y llamadas, lo que generaba pérdida de trazabilidad y una gestión ineficiente de las solicitudes.
- Experiencia del cliente limitada: No existía un canal digital que permitiera a los clientes gestionar aspectos clave de sus eventos en línea, lo que resultaba en procesos lentos y dependientes de la comunicación tradicional.
- Complejidad en la búsqueda de soluciones: Buscaron un sistema integral tradicional, pero los largos tiempos de desarrollo y la complejidad de su estructura de roles lo hicieron inviable. Las soluciones parciales, si bien rápidas, carecían de la flexibilidad para integrarse de manera efectiva.
La decisión de implementar una plataforma Low Code se basó en la ecuación costo-beneficio. La compañía encontró en Deyel un ecosistema con componentes listos para usar que le permitió construir una solución integral sin tener que comenzar desde cero.
En solo 30 días, Vonharv logró transformar su operación digitalizando y automatizando todos sus procesos, desde la etapa comercial hasta la finalización de cada evento:
- Plataforma exclusiva para clientes: Cada cliente obtuvo acceso a un entorno digital para personalizar su evento de forma autónoma. Desde la selección del menú y la lista de invitados, hasta el envío de invitaciones con código QR que facilitó el acceso y la asignación de mesas sin contacto.
- Flujos de trabajo automatizados: Se digitalizaron procesos internos como el seguimiento de prospectos, la gestión de contrataciones y pagos, lo que brindó trazabilidad completa y un control total de cada operación.
La implementación de Deyel no solo resolvió los desafíos operativos, sino que generó resultados tangibles que impactaron directamente en el negocio:
- Tiempos de respuesta más ágiles: Las cotizaciones que antes demoraban días, ahora se resuelven en cuestión de horas.
Reducción de trabajo manual: La automatización de procesos disminuyó hasta un 40% el trabajo administrativo repetitivo.
- Experiencia del cliente mejorada: Más del 90% de los invitados utilizó las invitaciones digitales con QR.
- Crecimiento en negocios: Gracias al seguimiento digital de prospectos, la tasa de cierre de nuevos eventos creció alrededor de un 20%.
- ROI superior: El proyecto tuvo un retorno de la inversión cuatro veces superior a la inversión inicial.
Con Deyel logramos en muy poco tiempo lo que antes parecía imposible: transformar toda nuestra experiencia de eventos en algo ágil, digital y eficiente sin perder el toque humano.
Gracias a la implementación de Deyel, Vonharv no solo superó los desafíos impuestos por la pandemia, sino que modernizó su modelo de negocio y hoy se destaca en el sector por ofrecer una experiencia digital que marca la diferencia.